DoNexus ist das erste KI-Verwaltersystem. Es bündelt die gesamte Kommunikation einer Hausverwaltung an einem Ort, macht daraus nachvollziehbare Vorgänge und lässt einen Teil der Arbeit von digitalen Mitarbeitern erledigen: Sie bereiten vor, Sie entscheiden.
Praktisch heißt das vier Dinge:
- Alles Eingehende landet an einem Ort — E-Mail, Anrufe, WhatsApp.
- Daraus wird ein Vorgang, an dem sichtbar ist, was zu tun ist und wer dran ist.
- Die digitalen Mitarbeiter arbeiten mit — sie bereiten vor, Sie entscheiden.
- Alles hängt an Ihren Stammdaten — jede Nachricht, jeder Vorgang, jedes Dokument liegt an einer Liegenschaft, einem Gebäude, einer Person.
Alle Kommunikation an einem Ort
Der Posteingang ist die Eingangstür. Dort laufen zusammen:
- E-Mails aus den angebundenen Postfächern der Verwaltung,
- Anrufe, mit dem eigenen Sammelbereich „Allgemeine Anrufe" für Gespräche, die noch niemandem zugeordnet sind,
- WhatsApp-Nachrichten
Sie arbeiten also nicht mehr in vier Programmen nebeneinander. Was eine Mieterin schreibt und was sie eine Woche später anruft, steht am selben Ort.
Die Struktur ist die eines Postfachs, wie Sie es kennen: „Posteingang", „Gesendet", „Entwürfe", „Gelöscht", „Spam", dazu eigene „Ordner" und „Labels". Die Ansicht „Tickets zugeordnet" zeigt, was schon zu einem Vorgang geworden ist.
Aus einer Nachricht wird ein Vorgang
Aus einer Nachricht wird ein Ticket — der Vorgang, unter dem alles zu dieser Sache zusammenläuft: der Schriftverkehr, die Beteiligten, die Dokumente, der Verlauf. Daneben stehen Aufgaben: Ein Ticket ist die Sache, eine Aufgabe der einzelne Schritt darin.
Der Unterschied zum Postfach ist die Nachvollziehbarkeit. Bei einer E-Mail weiß niemand, ob sich schon jemand gekümmert hat. Bei einem Ticket steht es dran.
Ihr Tag beginnt mit dem Tagesbericht
Nach der Anmeldung landen Sie im „Tagesbericht". Er zeigt, was heute ansteht: fällige Aufgaben, fällige Tickets, Fristen der nächsten 14 Tage, neue Benachrichtigungen und Zusatzleistungen, die auf Prüfung warten.
Oben schalten Sie zwischen „Tagesbericht" und „Chat" um. Die Wahl wird gemerkt — wer lieber im Chat startet, stellt es einmal um.
Die digitalen Mitarbeiter
Das ist der Unterschied zu einem klassischen Verwaltersystem: In DoNexus arbeiten drei digitale Mitarbeiter mit, jeder an einer anderen Stelle.
- Kira beantwortet alles und leitet bei Bedarf weiter. Sie ist die erste Anlaufstelle im Chat auf dem Startbildschirm.
- Ben durchsucht direkt Dokumente, Gesetze und Bauteile. Bei ihm lässt sich zusätzlich einstellen, wie ausführlich er antworten soll. Zwischen Kira und Ben schalten Sie über dem Eingabefeld um.
- Milo sitzt nicht im allgemeinen Chat, sondern im einzelnen Ticket, im Register „Milo-KI".
Vorbereiten, nicht entscheiden
Die KI handelt nicht allein. Ist die Funktion für Ihre Organisation freigeschaltet, arbeitet Milo auch von sich aus an einem Ticket und legt das Ergebnis als KI-Vorschlag vor, als sogenannte „Freigabe-Karte". Erst wenn Sie diesem Vorschlag zustimmen, passiert etwas.
Hat Milo an einem Vorgang etwas vorbereitet, ist die zugehörige Nachricht im Posteingang farbig hervorgehoben — Sie sehen also von außen, wo etwas auf Sie wartet.
Alles hängt an den Stammdaten
Unter allem liegen die Stammdaten mit den Registern „Liegenschaften", „Gebäude", „Personen", „Dienstleister", „Zähler" und „Dokumente".
Das ist kein Nebenschauplatz, sondern der Grund, warum der Rest funktioniert: Weil eine Nachricht an einer Liegenschaft hängt, findet die KI die passenden Dokumente. Weil ein Ticket an einer Einheit hängt, sehen Sie beim nächsten Schaden, was dort vorher war. Und deshalb ist auch die Suche oben in der Kopfzeile genau auf diese vier Dinge gerichtet: Personen, Dienstleister, Liegenschaften, Gebäude.
Was DoNexus beinhaltet
Der Kern ist bei jedem Kunden gleich: Startbildschirm, Posteingang, Tickets, Liegenschaften und Einstellungen.
Bereich | Wofür |
Eigentümerversammlungen | Vorbereitung, Durchführung (mit eigenem „Versammlungsmodus" für die Sitzung) und Nachbereitung, mit Beschlüssen und TOP-Vorlagen |
Wartungen | Wiederkehrende Prüfungen und Termine: Fristen und gesetzliche Pflichten im Blick |
Versand | Briefe und Serienbriefe, die tatsächlich physisch verschickt werden |
Posts und Portaleinstellungen | Das Eigentümerportal: was Eigentümer selbst online sehen |
Dokumente | Die organisationsweite Dokumentensuche über alle Liegenschaften |
Daten-Strukturierung und Recherche | Dokumente automatisch auslesen und durchsuchbar machen |
Auswertungen | Übersicht über den Fortschritt aller Objekte |
Zusatzleistungen | Zusätzlich abrechenbare Leistungen erfassen und prüfen |
Projekte | Größere Vorhaben über einzelne Tickets hinaus |
Data Hub | Datenübernahme und -abgleich, nur für Administratoren |
Welche Einträge Sie sehen, hängt an den gebuchten Paketen und an Ihrer Rolle.
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Zuletzt geprüft: 7. September 2026
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