Inhalte im Kundenportal teilen – Donexus

Überblick

Sie entscheiden selbst, was Ihre Eigentümer, Mieter und Beiräte im Kundenportal sehen. Teilen können Sie vier Arten von Inhalten:

Tickets – damit Kunden den Stand einer Meldung verfolgen können.

Dokumente – z. B. Protokolle, Hausordnung oder Abrechnungen.

Dienstleister – z. B. Hausmeister oder Aufzugsservice als Ansprechpartner.

Posts – Mitteilungen an alle oder ausgewählte Gruppen einer Liegenschaft.

So lesen Sie die Screenshots:

Rote Markierung mit Nummer – hier klicken, in der Reihenfolge der Nummern.

Blaue Markierung – optional: hier können Sie etwas einstellen oder anpassen.

Grüne Markierung – zur Kontrolle: hier sehen Sie Ergebnis oder Status.

So funktioniert die Freigabe

Bei jeder Freigabe legen Sie zwei Dinge fest: wo der Inhalt sichtbar ist (Reichweite) und wer ihn sieht (Gruppen). Bei Dokumenten und Dienstleistern ist das Fenster dazu gleich aufgebaut; Posts haben einen eigenen Editor.

Reichweite der Freigabe – von weit nach eng:

Reichweite	Wer sieht den Inhalt
Liegenschaft	Alle gewählten Gruppen in der gesamten Liegenschaft
Gebäude	Nur Kunden in den ausgewählten Gebäuden, z. B. Elbchaussee 212
Einheit	Nur Kunden der ausgewählten Wohnungen oder Einheiten
Nutzer	Nur einzelne, namentlich ausgewählte Personen

Mit Alle auswählen übernehmen Sie alle Einträge auf einmal, mit Auswahl löschen fangen Sie neu an. Darunter sehen Sie Ihre Auswahl als Liste und können einzelne Einträge mit dem × entfernen.

Mit Gruppen teilen – wählen Sie mindestens eine Gruppe: Alle, Eigentümer, Vermieter, Mieter oder Beirat. Erst dann wird der Button zum Teilen aktiv.

Vorschau: Ist das Häkchen unten links gesetzt, sehen Sie vor dem Teilen, wie der Inhalt im Portal erscheint.

Tickets teilen

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Tickets.

Klicken Sie beim gewünschten Ticket rechts auf die drei Punkte (…).

Wählen Sie Im Portal teilen. Legen Sie anschließend Reichweite und Gruppen fest (siehe So funktioniert die Freigabe).

Zur Kontrolle (grün): Bereits geteilte Tickets erkennen Sie am grünen Teilen-Symbol neben den drei Punkten.

Dokumente teilen

Dokumente teilen Sie direkt in der Liegenschaft. Öffnen Sie dazu wie gewohnt Stammdaten und klicken Sie auf den Namen der Liegenschaft.

Klicken Sie auf den Tab Dokumente.

Klicken Sie auf den Ordner (Dokumenttyp), in dem das Dokument liegt, z. B. Aufzug.

Zur Kontrolle (grün): Die Spalte Freigabe zeigt pro Ordner, ob und für wen bereits etwas geteilt ist, z. B. Liegenschaft · Eigentümer oder Nicht geteilt.

Klicken Sie auf das Dokument. Es öffnet sich rechts eine Vorschau mit dem Bereich Im Kundenportal freigeben.

Wählen Sie unter Mit Gruppen teilen mindestens eine Gruppe.

Klicken Sie auf Weiter und bestätigen Sie die Freigabe.

Optional anpassen (blau):

A – Reichweite: Liegenschaft, Gebäude, Einheit oder Nutzer.

B – Auswahl: Welche Liegenschaft, welche Gebäude usw. Ihre Auswahl sehen Sie darunter als Liste.

C – Vorschau: Häkchen setzen, um vor dem Teilen die Ansicht im Portal zu prüfen.

Tipp: Mit Leere Ordner ausblenden sehen Sie nur Ordner, in denen tatsächlich Dokumente liegen.

Alle Dokumente eines Typs automatisch teilen

Statt jedes Dokument einzeln freizugeben, können Sie einen ganzen Dokumenttyp zentral freischalten – z. B. alle Protokolle für alle Eigentümer. Die Einstellung gilt dann für diesen Ordner in allen Liegenschaften.

Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Organisation.

Öffnen Sie den Tab Dokumente. Hier sehen Sie alle Dokumenttypen Ihrer Organisation.

Klicken Sie beim gewünschten Typ rechts auf das Stift-Symbol (Bearbeiten).

Zur Kontrolle (grün): In der Spalte Geteilt ist das Symbol grün, wenn der Typ bereits automatisch im Portal geteilt wird.

A – Filter (blau): Mit dem Filter Geteilt zeigen Sie nur freigegebene oder nur nicht freigegebene Typen an.

Schalten Sie Automatisch im Portal teilen ein.

Wählen Sie unter Mit Gruppen teilen mindestens eine Gruppe, z. B. Eigentümer. Der Hinweis darunter bestätigt, wer die Dokumente sieht.

Klicken Sie auf Aktualisieren.

A – Reichweite (blau): Legen Sie fest, ob die Freigabe für die gesamte Liegenschaft, ein Gebäude oder eine Einheit gilt.

Gut zu wissen: Einzelne Freigaben wie oben beschrieben können Sie weiterhin zusätzlich setzen, etwa um ein bestimmtes Dokument auch Mietern zu zeigen.

Dienstleister teilen

Geteilte Dienstleister erscheinen im Portal als Ansprechpartner, z. B. der Hausmeister oder der Aufzugsservice. Auch sie teilen Sie in der Liegenschaft.

Öffnen Sie in der Liegenschaft den Tab Dienstleister.

Klicken Sie beim gewünschten Dienstleister rechts auf das Teilen-Symbol (Im Portal teilen).

Zur Kontrolle (grün): Bereits geteilte Dienstleister tragen hinter dem Namen das Label Portal.

Wählen Sie unter Mit Gruppen teilen mindestens eine Gruppe.

Klicken Sie auf Teilen.

Optional anpassen (blau):

A – Reichweite: Liegenschaft, Gebäude, Einheit oder Nutzer. Bei Liegenschaft gilt die Freigabe für alle gewählten Gruppen der gesamten Liegenschaft.

B – Auswahl: Mit Alle auswählen teilen Sie den Dienstleister in allen Ihren Liegenschaften auf einmal.

C – Vorschau: Häkchen setzen, um vor dem Teilen die Ansicht im Portal zu prüfen.

Posts im Portal veröffentlichen

Posts sind Mitteilungen, die Sie für das Portal schreiben – z. B. Hinweise zu Wartungsarbeiten oder Einladungen. Anders als bei den übrigen Inhalten legen Sie Empfänger und Text in einem Schritt fest.

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Posts und legen Sie einen neuen Post an.

Wählen Sie unter Empfänger die Liegenschaft.

Wählen Sie rechts daneben die Empfängergruppe, z. B. Alle.

Klicken Sie oben rechts auf Im Portal veröffentlichen.

Optional anpassen (blau):

A – Titel und Inhalt: Der Titel ist Pflicht. Den Text formatieren Sie über die Werkzeugleiste, z. B. fett, Listen oder Links.

B – KI-Hilfe: Post formulieren schreibt einen Entwurf für Sie, Text schleifen überarbeitet Ihren vorhandenen Text.

C – Anhänge: Dateien hineinziehen oder anklicken (bis 25 MB pro Datei, max. 20 Dateien). Über Aus Ablage anhängen wählen Sie bereits gespeicherte Dokumente.

D – Anpinnen und Priorität: Im Portal oben anpinnen hält den Post ganz oben, Hohe Priorität hebt ihn hervor.

E – Vorschau: Zeigt, wie der Post im Portal aussieht.

F – Als Entwurf speichern: Sichert den Post, ohne ihn zu veröffentlichen.