Einladung zum Kundenportal – Donexus

Überblick

Sie laden Eigentümer und Mieter direkt aus einer Liegenschaft heraus zum Kundenportal ein. Die Kontakte erhalten eine E-Mail mit einem Einladungslink und können nach der Registrierung ihre Unterlagen einsehen und Sie direkt erreichen.

Voraussetzung: Der Kontakt ist der Liegenschaft zugeordnet und hat eine E-Mail-Adresse hinterlegt. Kontakte ohne E-Mail tauchen in der Auswahl nicht auf.

So lesen Sie die Screenshots:

Rote Markierung mit Nummer – hier klicken, in der Reihenfolge der Nummern.

Blaue Markierung – optional: hier können Sie etwas einstellen oder anpassen.

Grüne Markierung – zur Kontrolle: hier sehen Sie Ergebnis oder Status.

Schritt 1: Liegenschaft öffnen

Klicken Sie in der Seitenleiste unter Bestand auf Stammdaten. Der Tab Liegenschaften ist bereits geöffnet.

Klicken Sie auf den Namen der Liegenschaft, deren Eigentümer oder Mieter Sie einladen möchten (im Beispiel WEG Elbchausee 210/212).

Tipp: Bei vielen Objekten finden Sie die Liegenschaft schneller über das Suchfeld Nach Name oder Adresse suchen oder die Filter darunter.

Schritt 2: Kontakte im Tab Portal auswählen

Klicken Sie in der Liegenschaft ganz rechts auf den Tab Portal.

Setzen Sie ein Häkchen bei jedem Kontakt, den Sie einladen möchten. Mit dem Häkchen in der Kopfzeile wählen Sie alle angezeigten Kontakte auf einmal aus.

Klicken Sie unten rechts auf Vorschau ansehen. Der Button wird aktiv, sobald mindestens ein Kontakt ausgewählt ist.

Das können Sie hier außerdem tun:

Übersicht prüfen (grün): Die zwei Diagramme zeigen, wie viele Kontakte bereits Zugang haben, ausstehend oder noch nicht eingeladen sind – und wie sie sich auf Eigentümer und Mieter verteilen.

Suchen und filtern (blau): Finden Sie Kontakte über Name oder E-Mail. Über Typ zeigen Sie z. B. nur Eigentümer oder nur Mieter an.

Status-Reiter wechseln (blau): Offen zeigt noch nicht eingeladene Kontakte, Ausstehend versendete, aber noch nicht angenommene Einladungen, Abgelaufen Einladungen mit ungültigem Link und Zugang Kontakte, die das Portal bereits nutzen. Ausstehende oder abgelaufene Einladungen können Sie dort erneut auswählen und senden.

Aktualisieren: Lädt die Zahlen neu, z. B. nachdem jemand seine Einladung angenommen hat.

Schritt 3: Vorschau prüfen und Einladungen senden

Im Fenster E-Mail Vorschau sehen Sie, was Ihre Kontakte erhalten. Prüfen Sie zuerst oben (grün), wie viele Kontakte eingeladen werden. Mit Für ersten Kontakt anzeigen (blau) sehen Sie die Mail mit echtem Namen und Anrede statt der Platzhalter.

Optional anpassen (blau):

A – Persönliche Nachricht: Ein kurzer Text (max. 1.000 Zeichen), der in der Einladung als Nachricht von Ihnen erscheint. Leer lassen, wenn Sie keine Nachricht möchten.

B – E-Mail-Inhalt je Rolle: Wechseln Sie zwischen Eigentümer (WEG), Eigentümer (MHV/SEV) und Mieter, um jede Variante zu prüfen. Portalname und ein Satz der Mail hängen von der Rolle ab; DoNexus wählt beim Versand automatisch die passende Variante.

Die grün markierte Vorschau zeigt die fertige Mail mit Ihrem Logo, dem Button Zugang aktivieren und dem Ablaufdatum des Links (im Beispiel rund 30 Tage ab Versand).

Klicken Sie auf Einladungen senden. Die Zahl im Button zeigt, wie viele Mails verschickt werden. Mit Zurück ändern Sie vorher noch die Auswahl.

Gut zu wissen: Die Zahl im Kopf des Fensters (z. B. 14 Kontakte) kann höher sein als die Zahl der tatsächlich verschickten Einladungen (z. B. 10). Klicken Sie auf den Link *… Kontakte werden eingeladen*, um zu sehen, wer genau eine Mail erhält. (Offene Frage für das Produktteam: Grund der Abweichung hier ergänzen.)

Optional: Standardtext für alle Einladungen festlegen

Wenn jede Einladung denselben persönlichen Text enthalten soll, hinterlegen Sie ihn einmal zentral, statt ihn bei jedem Versand neu zu tippen.

Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Portaleinstellungen und öffnen Sie den Tab Benachrichtigungen.

Wählen Sie im Feld E-Mail den Eintrag Einladung zum Portal.

A – Nachricht (blau): Tragen Sie Ihren Text ein (max. 1.000 Zeichen). Er erscheint in jeder Einladung als Nachricht von Ihnen. Leer lassen, wenn Sie keinen möchten.

Rechts (grün) sehen Sie sofort ein Beispiel mit Musterdaten und Ihrem Branding. Logo und Farben ändern Sie im Tab Branding.

Einladungen verfolgen und erneut senden

Alle Einladungen über alle Liegenschaften hinweg sehen Sie zentral in den Portaleinstellungen.

Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Portaleinstellungen.

Öffnen Sie den Tab Kunden.

Das sehen und tun Sie hier:

Kennzahlen (grün): Anzahl aktiver Kunden, ausstehender und abgelaufener Einladungen auf einen Blick.

Reiter Aktive Kunden / Ausstehend / Abgelaufen (blau): Liste mit Name, E-Mail und Datum. Unter Ausstehend oder Abgelaufen wählen Sie Einladungen aus, um sie erneut zu senden.

Aktualisieren / Kunden einladen (blau): Liste neu laden oder direkt von hier neue Kunden einladen.

Häufige Fragen

Ein Kontakt fehlt in der Liste. Prüfen Sie, ob er der Liegenschaft zugeordnet ist und eine E-Mail-Adresse hat. Nur Kontakte mit E-Mail werden angezeigt.

Der Kunde hat keine Mail bekommen. Bitten Sie ihn, im Spam-Ordner nachzusehen. Prüfen Sie die hinterlegte E-Mail-Adresse auf Tippfehler und senden Sie die Einladung unter Ausstehend erneut.

Der Link ist abgelaufen. Die Einladung steht dann unter Abgelaufen. Wählen Sie sie aus und senden Sie sie erneut – der Kunde erhält einen neuen Link.