DoNexus liefert über 70 Standardprozesse und passt diese in regelmäßigen Zyklen weiter an. Im folgenden Arikel erfahren Sie, wie Sie selbst neue Prozesse hinzufügen können und die bestehenden Prozesse an ihre Hausverwaltung anpassen können.
Eigene Prozesse erstellen
Den Prozesseditor finden Sie unter “Organisation > Prozesse”. Dort haben Sie die Möglichkeit alle bestehenden Prozesse einzusehen, anzupassen und neue hinzuzufügen. Möchten Sie einen neuen Prozess hinzufügen, so clicken Sie einfach auf den Knopf “Neuer Prozess”. Es öffnet sich ein Eingabefeld in welchem Sie den Prozess einen Namen und eine Beschreibung geben können.
Die Beschreibung hilft der KI dabei eingehende Nachrichten richtig zuzuordnen.
Prozesse anpassen
Möchten Sie einen bestehenden Prozess anpassen, so clicken Sie einfach auf den Prozess in der Liste oder nutzen Sie die Suchfunktion um den Prozess zu finden.
In dem Prozess selbst finden Sie die “Wissensdatei”, die “Checkliste für Mitarbeiter”, die “Aufgaben-Vorlagen”, die “Milo-Vorlagen” sowie die Einstellungen zur Zuständigkeit und Soll-Zeit.
Wissensdatei
Die Wissensdatei bildet die zentralen Informationen für die KI. Diese werden von der KI in regelmäßigen Abständen selbst aktualisiert, können jedoch auch von den Menschen befüllt werden. Hier kann sowohl die Anweisung über den Ablauf als auch Formulierungshilfen definiert werden.
Soll für diesen Prozess beispielsweise immer eine gewissen Tonalität oder ein gewisser Ablauf eingehalten werden, so kann dies hier festgehalten werden.
Ein Beispiel für einen Ablauf einer Aufzustörung könnte wie folgt lauten:
Schritt 1 – Eingang bestätigen, Dienstleister beauftragen, Post erstellen
- Vollständigkeit prüfen: Liegen alle wesentlichen Informationen für die Bearbeitung vor (Objekt/Liegenschaft, genaue Beschreibung der Störung, Erreichbarkeit bzw. Bezug zum Melder, besondere Gefahrenlage oder Totalausfall)? Nur nachfragen, wenn für die Beauftragung entscheidende Angaben fehlen.
- Eingang beim Melder höflich bestätigen: mitteilen, dass wir uns um den Schaden kümmern und schnellstmöglich alles in die Wege leiten, damit der Aufzug wieder genutzt werden kann.
- Historie prüfen: Gibt es frühere ähnliche Vorfälle oder bekannte Dienstleister/Hinweise zur Aufzugsanlage im aktuellen oder in verwandten Vorfällen? Ziel ist, die Beauftragung zu beschleunigen.
- Passenden Aufzugsdienstleister suchen – bevorzugt liegenschaftsbezogen. Bei mehreren passenden Optionen den naheliegendsten bzw. für Störungsmeldungen zuständigen Kontakt wählen.
- Ordentliche Beauftragung per E-Mail an den ausgewählten Aufzugsdienstleister versenden – mit allen verfügbaren wichtigen Informationen zur Störung, zur Situation vor Ort, zum Melder bzw. Ansprechpartner und mit dem Wunsch nach schneller Bearbeitung. Rechnungsadresse in der Mail bereits mitangeben.
- Erstellen eines Portal-Posts anlegen. In der über den aktuellen Schaden und den damit einhergehenden Einschränkungen informiert wird.
Schritt 2 - Nach der Terminabstimmung Zugang zur Aufzugsanalge sicherstellenBedingung: Datum und Uhrzeit für die Reperatur stehen fest.
- Suche den Hausmeister für das Objekt heraus. Wenn es keinen gibt. Schreibe dem Beirat
- Teile den Termin dem Hausmeister mit und frage, ob sie den Handwerkern den Zugang zur Aufzugsanlage gewähren können
Checkliste für Mitarbeiter
Die Checkliste für Mitarbeiter wird in jedem Prozess dieses Typs im Ticket angezeigt. Sie dient dem Mitarbeiter als zentraler Leitfaden um alle relevanten Schritte abzuhacken. Hier können Informationen und Erinnerungen einfach mitgegeben werden. Als Beispiel kann so für eine “Legionellenauffälligkeit” als ein Punkt der Checkliste hinterlegt werden - Gefährdungsanalyse beauftragt?
So kann jederzeit in dem Prozess nachvollzogen werden, welche Schritte bereits durchgeführt wurden. Die Checkliste sollte immer so formuliert werden, dass Mitarbeiter diese einfach verstehen und klar abhacken können.
Milo Vorlagen
Milo Vorlagen sind spezielle Prompt Vorlagen, welche für einen Prozess hinterlegt werden können. Diese tauchen dann priorisiert in dem Ticket bei dem Zauberstab von Milo auf. Hier können komplexere Zusammenhänge dargestellt werden, welche durch Milo geprüft werden. Es empfiehlt sich diese Vorlagen möglichst weitgehend zu pflegen, da diese die einfachste Automatisierung für Mitarbeitende ist. Eine Vorlage sollte immer eine konkrete Aufgabe sowie Prüfschritte und eine Handlung beinhalten. Ein Beispiel sehen Sie hier:
Lese zuerst alles relevante zu dem Ticket aufmerksam und identifiziere den zugehörigen Beirat der Liegenschaft (meistens mehrere Personen). Schreibe eine kurze, sachliche Kurzzusammenfassung an den Beirat zur Kenntnisnahme. Ziel ist nicht, eine Entscheidung einzuholen, sondern den Beirat in informierter Position zu halten.
Folge dabei dem Schema:
Höfliche Anrede an den Beirat oder an das einzelne Beiratsmitglied, falls direkt adressiert.
Ein Satz Einordnung mit Liegenschaft, Objektadresse und Ticketnummer (in fett) (Beispiel: zur Kenntnisnahme – Vorgang in der WEG Elbchaussee, DNX 10120).
Kurze sachliche Schilderung was passiert ist und was bisher unternommen wurde.
Falls relevant: Hinweis auf voraussichtliche Kostenfolge, Beschlusserfordernis oder Auswirkungen auf die Liegenschaft – ausdrücklich als Information, nicht als Entscheidungsfrage.
Hinweis, dass eine Rückmeldung nicht erforderlich ist, der Beirat sich aber gerne melden kann, wenn er Fragen hat oder enger eingebunden werden möchte.
Freundlicher Abschluss.
Wichtig:
- Bewusst kurz halten, der Beirat erhält viele dieser Mails. Drei bis fünf Sätze Hauptteil reichen in der Regel aus.
- Keine Spekulationen über Ursachen oder Verantwortlichkeit.
- Keine Beschlussvorschläge oder Handlungsaufforderungen, sofern nicht ausdrücklich erforderlich.
- Tonalität sachlich-kollegial.
- Wenn relevante Anhänge in dem Ticket vorhanden sind, dann füge diese ebenfalls an und kommentiere diese kurz.
Zuständigkeit und Soll-Zeit
Die Zuständigkeit regelt welche Person oder Rolle das Ticket bekommen soll. Ist “Buchhaltung” hinterlegt, so wird das Ticket automatisch der Buchhaltung zugewiesen sobald es von der KI erstellt wird.
Die Soll-Zeit regelt die geplante Zeit für ein Ticket. Wird die Sollzeit überschritten, so bekommen die in “Einstellung” “Organisation” hinterlegte Person eine Benachrichtigung. Dies soll dazu beitragen einen Überblick über die Zeitaufwendungen pro Prozess zu erhalten. Damit können einfache Abweichungen zwischen Vorstellung und tatsächlichen Aufwand festgestellt werden.
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