Überblick
Ihre Standard-Signatur steht automatisch unter jeder neuen E-Mail, die Sie aus DoNexus versenden. Am einfachsten übernehmen Sie Ihre bestehende Signatur aus Outlook oder einem anderen Mailprogramm – inklusive Logo, Links und Formatierung. Sie müssen sie nicht neu gestalten.
So lesen Sie die Screenshots:
- Rote Markierung mit Nummer – hier klicken, in der Reihenfolge der Nummern.
- Blaue Markierung – optional: hier können Sie etwas einstellen oder anpassen.
- Grüne Markierung – zur Kontrolle: hier sehen Sie Ergebnis oder Status.
Schritt 1: Signatur-Einstellungen öffnen
- Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild.
- Wählen Sie Einstellungen. Der Tab Persönlich ist bereits geöffnet.
- Klicken Sie auf E-Mail-Signatur. Die Seite springt zum passenden Abschnitt.
- Klicken Sie auf Signatur hinzufügen.
Zur Kontrolle (grün): Ihre aktuelle Standard-Signatur erkennen Sie am Label Standard. Darunter sehen Sie, wie sie aussieht.
Schritt 2: Weg wählen
Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre Signatur zu übernehmen:
- A – Aus gesendeten E-Mails übernehmen (blau): DoNexus liest Ihre Signatur automatisch aus Ihren zuletzt gesendeten E-Mails. Sie müssen nichts kopieren. Ideal, wenn Ihr Postfach bereits mit DoNexus verbunden ist.
- Aus Outlook einfügen (rot): Sie kopieren Ihre Signatur aus Outlook oder einem anderen Mailprogramm und fügen sie hier ein. Diesen Weg beschreiben wir im nächsten Schritt.
- Klicken Sie auf Aus Outlook einfügen.
So kopieren Sie Ihre Signatur in Outlook: Öffnen Sie eine neue E-Mail, in der Ihre Signatur steht. Markieren Sie die gesamte Signatur mit der Maus (inklusive Logo) und kopieren Sie sie mit Strg + C.
Schritt 3: Signatur einfügen und speichern
Fügen Sie die kopierte Signatur mit Strg + V ein.
Zur Kontrolle (grün): Unter So sieht der Empfänger sie sehen Sie Ihre Signatur genau so, wie sie beim Empfänger ankommt – mit Logo, Links und Formatierung. Prüfen Sie, ob alles vollständig ist.
- Geben Sie unter Name eine Bezeichnung ein, z. B. Signatur Daniel Parak. Unter diesem Namen wählen Sie die Signatur später beim Schreiben aus.
- Klicken Sie unten rechts auf Speichern.
Optional anpassen (blau):
- B – Erneut einfügen: Fehlt etwas oder sieht die Signatur nicht richtig aus, kopieren Sie sie noch einmal und fügen sie neu ein.
- C – Anderen Weg wählen: Zurück zur Auswahl, z. B. um die Signatur doch aus gesendeten E-Mails zu übernehmen.
- D – Als meine Standard-Signatur verwenden: Ist das Häkchen gesetzt, steht diese Signatur ab sofort automatisch unter jeder neuen E-Mail. Der Hinweis darunter zeigt, welche bisherige Standard-Signatur ersetzt wird.
Weitere Signaturen verwalten
Sie können mehrere Signaturen anlegen, z. B. eine ausführliche und eine kurze. Alle Signaturen außer Ihrer Standard-Signatur stehen im Bereich Weitere Signaturen der Organisation (siehe Screenshot in Schritt 1, blau markiert A):
- Vorschau zeigt, wie die Signatur aussieht.
- Als Standard verwenden macht diese Signatur zur neuen Standard-Signatur.
- Löschen entfernt die Signatur.
Tipps
- Logo fehlt? Kopieren Sie die Signatur aus einer neuen E-Mail in Outlook, nicht aus dem Signatur-Editor in den Outlook-Einstellungen. Dort werden Bilder oft nicht mitkopiert. Wenn Sie ein Bild erneut einfügen müssen, speichern Sie das logo einfach ab und fügen Sie es erneut mit ein.
- Aussagekräftige Namen: Nennen Sie Signaturen nach ihrem Zweck, z. B. Daniel – kurz oder Daniel – Geschäftsführung. So finden Sie beim Schreiben schneller die richtige.
- Rechtliche Pflichtangaben: Achten Sie darauf, dass Firmenangaben wie Handelsregister und Anschrift vollständig sind.
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